Was ist SaaS und wie funktioniert es 2025

SaaS verändert grundlegend, wie du Software nutzt. Statt Programme auf deinem Rechner zu installieren, greifst du per Browser auf Anwendungen zu, die der Anbieter in der Cloud betreibt. Für Website-Betreiber ist dieses Verständnis wichtig, da moderne Web-Tools zunehmend als SaaS bereitgestellt werden.

Bei SaaS hostet der Anbieter die Software auf seinen Servern und stellt sie dir über das Internet zur Verfügung. Du zahlst typischerweise eine monatliche oder jährliche Gebühr und nutzt die Anwendung direkt im Browser. Der Anbieter kümmert sich um alle technischen Aspekte wie Server-Wartung, Sicherheits-Updates und Datensicherung.

Der SaaS-Markt wächst weltweit mit zweistelligen Raten. Gartner prognostiziert ein Marktvolumen von über 200 Milliarden USD. Ein alltägliches Beispiel ist Netflix: Du streamst Filme über das Internet, ohne Software installieren zu müssen. Genau nach diesem Prinzip funktionieren auch Business-Anwendungen wie CRM-Systeme oder Projektmanagement-Tools.

Traditionelle Software kaufst du einmalig, installierst sie lokal und kümmerst dich selbst um Updates und Wartung. Bei SaaS entfallen diese Aufgaben komplett. Du benötigst keine eigenen Server und kannst von jedem Gerät mit Internetverbindung auf die Software zugreifen.

Neben SaaS existieren weitere Cloud-Service-Modelle mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Bei Infrastructure as a Service (IaaS) mietest du nur die Basis-Infrastruktur wie Server und Speicher. Du installierst und verwaltest Betriebssystem und Anwendungen selbst. Beispiele sind Amazon Web Services oder Microsoft Azure.

Platform as a Service (PaaS) bietet eine Entwicklungsumgebung, auf der du eigene Anwendungen programmieren kannst. Der Anbieter stellt Plattform und Infrastruktur bereit, du entwickelst die Software. Bei SaaS hingegen ist die komplette Anwendung fertig und sofort nutzbar. Du musst nichts programmieren oder konfigurieren, sondern kannst direkt loslegen.

Die technische Architektur hinter SaaS ermöglicht es, dass tausende Nutzer gleichzeitig dieselbe Anwendung verwenden. Für Website-Betreiber hilft dieses Verständnis, die Infrastruktur ihrer genutzten Tools besser einzuschätzen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Multi-Tenancy bedeutet, dass mehrere Kunden dieselbe Software-Instanz und Infrastruktur nutzen, ihre Daten aber strikt getrennt bleiben. Stell dir ein Mehrfamilienhaus vor: Alle Bewohner teilen sich das Gebäude und die Grundversorgung, jede Wohnung ist aber privat und von den anderen abgeschottet.

Diese mandantenfähige Architektur ist ein Kern-Merkmal von SaaS. Sie ermöglicht dem Anbieter, Ressourcen effizient zu nutzen und Kosten zu senken. Für dich als Nutzer bedeutet das günstigere Preise bei gleichzeitig hoher Sicherheit, da moderne Verschlüsselung und Zugriffskontrollen deine Daten schützen.

SaaS-Anwendungen erreichst du über jeden modernen Webbrowser, egal ob Chrome, Firefox oder Safari. Du benötigst keine spezielle Software und bist nicht an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden. Windows, Mac und Linux funktionieren gleichermaßen.

Diese Plattformunabhängigkeit ermöglicht dir maximale Flexibilität. Du kannst morgens am Desktop-PC im Büro arbeiten, mittags auf dem Tablet Änderungen vornehmen und abends vom Smartphone aus Statusupdates prüfen. Alle Geräte zeigen denselben aktuellen Stand, da die Daten zentral in der Cloud liegen.

Der SaaS-Anbieter spielt Updates und Sicherheits-Patches automatisch ein. Du arbeitest immer mit der aktuellsten Version, ohne dich um Installationen kümmern zu müssen. Neue Features stehen sofort zur Verfügung, sobald der Anbieter sie ausrollt.

Bei klassischer Software musst du Updates manuell herunterladen, installieren und testen. Oft erfordert das Wartungsfenster und führt zu Ausfallzeiten. Bei SaaS läuft die Wartung im Hintergrund, meist ohne dass du etwas davon merkst. Der Anbieter trägt die Verantwortung für Stabilität und Sicherheit der Anwendung.

SaaS bietet Website-Betreibern konkrete Vorteile, die sich direkt auf Kosten und Effizienz auswirken. Wenn du deine IT-Infrastruktur schlank halten und dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren möchtest, sind diese Aspekte besonders relevant.

Statt hoher Lizenzkosten vorab zahlst du bei SaaS monatliche oder jährliche Abogebühren. Das macht die Software auch für kleine Unternehmen und Startups erschwinglich. Die Kosten bleiben planbar und tauchen als Betriebsausgaben in deiner Buchhaltung auf. Du benötigst keine eigenen Server und sparst damit auch Hardware- und Stromkosten.

Wenn deine Website wächst, passt du dein SaaS-Abo einfach an. Du buchst zusätzliche Nutzer-Lizenzen oder mehr Speicherplatz hinzu, ohne in neue Hardware investieren zu müssen. Bei rückläufigem Bedarf skalierst du genauso einfach wieder herunter. Diese Anpassungsfähigkeit ermöglicht es dir, Kapazitäten flexibel an deinen tatsächlichen Bedarf anzupassen.

Ein Online-Shop mit saisonalen Schwankungen profitiert besonders: Im Weihnachtsgeschäft buchst du temporär mehr E-Mail-Marketing-Kapazität und zusätzliche Support-Lizenzen. Im Januar reduzierst du wieder auf das Basispaket. Hosting-Anbieter wie ALL-INKL und IONOS bieten oft Pakete an, die SaaS-Tools bereits integrieren oder einfache Anbindungen ermöglichen.

Mit SaaS arbeitest du von überall mit Internetverbindung. Dein Team kann verteilt über verschiedene Standorte zusammenarbeiten, ohne dass du VPN-Verbindungen konfigurieren musst. Jeder Mitarbeiter meldet sich einfach im Browser an und hat Zugriff auf dieselben Daten und Funktionen.

Typische Remote-Szenarien, die SaaS ermöglicht:

• Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus
• Freelancer greifen auf Projektdaten zu
• Geschäftsreisende bearbeiten Dokumente unterwegs
• Internationale Teams kollaborieren in Echtzeit

Trotz vieler Vorteile bringt SaaS auch Risiken mit sich. Als Website-Betreiber solltest du diese kennen, um informierte Entscheidungen zu treffen und potenzielle Probleme zu vermeiden.

Ohne funktionierendes Internet kannst du nicht auf deine SaaS-Anwendung zugreifen. Bei Verbindungsproblemen oder Ausfällen beim Provider steht deine Arbeit still. Diese Abhängigkeit unterscheidet sich grundlegend von lokal installierter Software, die auch offline funktioniert.

Zusätzlich entsteht ein Vendor Lock-in: Du bist vom SaaS-Anbieter abhängig. Wenn dieser den Service einstellt, insolvent geht oder Preise drastisch erhöht, musst du reagieren. Der Wechsel zu einem anderen Anbieter kann aufwendig sein, besonders wenn viele Daten und Prozesse betroffen sind. Prüfe daher die Stabilität und Reputation des Anbieters vor der Entscheidung.

Deine Daten liegen beim SaaS-Anbieter und nicht auf deinen eigenen Servern. Das erfordert großes Vertrauen in dessen Sicherheitsmaßnahmen. Im DACH-Raum ist DSGVO-Konformität ein Wettbewerbsfaktor und rechtlich verpflichtend. Achte darauf, dass Rechenzentren in Deutschland oder der EU stehen und der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) anbietet.

Checkliste für Datenschutz-Prüfung:

• Rechenzentrumsstandort in EU
• DSGVO-konformer Auftragsverarbeitungsvertrag
• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
• Backup-Strategie und Wiederherstellungszeiten

SaaS-Lösungen bieten Standardfunktionen, die für viele Nutzer passen sollen. Spezielle Anforderungen oder individuelle Workflows lassen sich oft nicht umsetzen. Bei On-Premise-Software kannst du den Quellcode anpassen oder eigene Module entwickeln. Bei SaaS bist du auf die vom Anbieter bereitgestellten Features beschränkt.

Viele moderne SaaS-Anwendungen bieten jedoch API-Schnittstellen, über die du Integrationen mit anderen Tools aufbauen kannst. Das erhöht die Flexibilität und ermöglicht es, fehlende Funktionen durch Drittanbieter-Tools zu ergänzen. Prüfe vor der Auswahl, ob die API deinen Anforderungen entspricht.

Bei SaaS zahlst du dauerhaft monatliche oder jährliche Gebühren. Kündigst du das Abo, verlierst du den Zugriff auf die Software und oft auch auf deine Daten. Über einen längeren Zeitraum können die Gesamtkosten höher ausfallen als bei einer einmaligen Lizenz mit Wartungsvertrag. Aus unserer Erfahrung lohnt sich eine Total Cost of Ownership Betrachtung vor der Entscheidung.

SaaS durchdringt nahezu alle Bereiche moderner Unternehmens-IT. Diese Beispiele zeigen, welche Tools Website-Betreiber täglich nutzen und wie SaaS ihren Arbeitsalltag prägt.

Microsoft 365 und Google Workspace sind die bekanntesten Office-Suiten als SaaS. Du erstellst Dokumente, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser und arbeitest in Echtzeit mit Kollegen zusammen. Kommunikations-Tools wie Slack, Microsoft Teams und Zoom ermöglichen Chat, Videocalls und Projektmanagement ohne lokale Installation.

• Microsoft 365: Word, Excel, PowerPoint in der Cloud
• Google Workspace: Docs, Sheets, Slides mit Echtzeit-Kollaboration
• Slack: Team-Chat und Integration mit anderen Tools
• Zoom: Videokonferenzen und Webinare

Salesforce ist der Marktführer für CRM-Software als SaaS. Du verwaltest Kundenkontakte, Verkaufschancen und Support-Tickets zentral in der Cloud. HubSpot kombiniert CRM mit Marketing-Automation und ermöglicht E-Mail-Kampagnen, Lead-Tracking und Content-Management. Mailchimp fokussiert auf E-Mail-Marketing und Newsletter-Versand.

Ein E-Commerce-Betreiber nutzt beispielsweise Shopify als Shop-System, integriert HubSpot für Marketing-Automation und Mailchimp für Newsletter. Alle drei Tools sind SaaS-Lösungen und kommunizieren über APIs miteinander. Hosting-Anbieter wie Hetzner und ALL-INKL bieten oft fertige Integrationen für gängige CRM-Tools an, was die Einrichtung vereinfacht.

WordPress.com bietet WordPress als SaaS-Variante an: Du erstellst deine Website im Browser, ohne dich um Hosting oder Updates zu kümmern. Shopify ist eine vollständige E-Commerce-Plattform als SaaS, die Shop-System, Zahlungsabwicklung und Versandintegration kombiniert. Wix und Squarespace richten sich an Einsteiger, die ohne technische Kenntnisse Websites erstellen möchten.

Der Unterschied zu selbst gehostetem WordPress ist deutlich: Bei WordPress.org lädst du die Software herunter, installierst sie auf deinem Webspace und kümmerst dich selbst um Updates und Sicherheit. Bei WordPress.com als SaaS übernimmt der Anbieter diese Aufgaben komplett. Du zahlst dafür eine monatliche Gebühr und hast weniger Kontrolle über technische Details.

Die Preisgestaltung bei SaaS unterscheidet sich grundlegend von klassischer Software. Für Website-Betreiber ist das Verständnis dieser Modelle wichtig, um Budgets zu planen und die richtige Lösung zu wählen.

Die meisten SaaS-Anbieter arbeiten mit Abonnements. Du zahlst monatlich oder jährlich eine feste Gebühr und kannst die Software in diesem Zeitraum nutzen. Jahresabos sind oft günstiger als monatliche Zahlungen, binden dich aber länger an den Anbieter.

Achte auf Kündigungsfristen. Manche Anbieter verlängern Verträge automatisch, wenn du nicht rechtzeitig kündigst. Prüfe auch, ob der Preis nach einer Testphase steigt oder ob Rabatte nur im ersten Jahr gelten.

Bei nutzungsbasierter Abrechnung zahlst du nur für die tatsächliche Nutzung. Das kann pro aktivem Nutzer, pro verbrauchtem Speicher oder pro API-Aufruf abgerechnet werden. Dieses Modell eignet sich besonders, wenn deine Nutzung stark schwankt.

Ein Beispiel: Ein E-Mail-Marketing-Tool berechnet 0,001 Euro pro versendeter E-Mail. Versendest du im Januar 50.000 E-Mails, zahlst du 50 Euro. Im Dezember mit 200.000 E-Mails werden 200 Euro fällig. Bei einem Festpreis-Abo hättest du möglicherweise 150 Euro monatlich gezahlt, unabhängig vom tatsächlichen Versandvolumen.

Der Total Cost of Ownership (TCO) umfasst alle Kosten über die gesamte Nutzungsdauer. Bei On-Premise-Software fallen Lizenz, Server, Strom, Wartung und IT-Personal an. Bei SaaS sind diese Kosten in der Abogebühr enthalten. Unsere Analyse zeigt, dass SaaS besonders für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftlich vorteilhaft ist.

Für Website-Betreiber mit Kundendaten ist die Sicherheit von SaaS-Tools kritisch. Im DACH-Raum gelten strenge Datenschutzanforderungen, die du bei der Auswahl berücksichtigen musst.

Jeder SaaS-Anbieter, der personenbezogene Daten verarbeitet, muss DSGVO-konform arbeiten. Das bedeutet: Du benötigst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der die Verantwortlichkeiten regelt. Der Anbieter muss technische und organisatorische Maßnahmen nachweisen können. Bevorzuge Anbieter mit Rechenzentren in der EU. Bei Datentransfers in Drittländer wie die USA gelten zusätzliche Anforderungen.

Moderne SaaS-Anwendungen verschlüsseln Daten bei der Übertragung mit TLS/SSL und bei der Speicherung. Zusätzlich sollte Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), also eine zusätzliche Sicherheitsabfrage neben dem Passwort, verfügbar sein. Ein durchdachtes Zugriffsrechte-Management ermöglicht es dir, Mitarbeitern nur die Berechtigungen zu geben, die sie wirklich benötigen.

Wichtige Sicherheitsfeatures:

• TLS/SSL-Verschlüsselung bei Datenübertragung
• Verschlüsselung auf Feldebene in der Datenbank
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Audit-Logs, also Protokolle aller Zugriffe, für Nachvollziehbarkeit

Einige Anbieter setzen auf Zero Trust als Sicherheitskonzept: Jeder Zugriff wird grundsätzlich als unsicher behandelt und muss sich authentifizieren. Zertifizierungen wie ISO 27001 oder BSI-Grundschutz belegen, dass der Anbieter Sicherheit ernst nimmt.

Frage den SaaS-Anbieter nach seiner Backup-Strategie. Wie oft werden Backups erstellt? Wo werden sie gespeichert? Wie schnell kann der Anbieter Daten wiederherstellen? Die Kennzahlen RTO (Recovery Time Objective, also maximale Wiederherstellungszeit) und RPO (Recovery Point Objective, also maximaler Datenverlust) geben Aufschluss über Wiederherstellungszeiten und möglichen Datenverlust.

Verlasse dich nicht ausschließlich auf die Backups des Anbieters. Erstelle zusätzlich eigene Backups wichtiger Daten, sofern der Anbieter Export-Funktionen bereitstellt. Bei einem Totalausfall oder Datenverlust beim Provider bist du dann abgesichert.

Die Auswahl des passenden SaaS-Anbieters entscheidet über Erfolg oder Frust. Prüfe vor Vertragsabschluss systematisch mehrere Kriterien, um die richtige Lösung zu finden.

Der Funktionsumfang muss deine Anforderungen abdecken, ohne unnötigen Ballast mitzubringen. Skalierbarkeit ist wichtig, wenn du Wachstum erwartest. Support-Qualität zeigt sich oft erst im Problemfall, deshalb sind Bewertungen anderer Nutzer wertvoll.

Auswahlkriterien:

• Funktionsumfang deckt deine Anforderungen ab
• Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum
• Support-Qualität und Erreichbarkeit
• DSGVO-Konformität und Datenschutz
• API-Schnittstellen für Integrationen
• Transparente Kostenstruktur ohne versteckte Gebühren
• Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
• Reputation und Stabilität des Anbieters

Service Level Agreements (SLAs) definieren, welche Verfügbarkeit und Reaktionszeiten der Anbieter garantiert. Eine Uptime von 99,9 Prozent bedeutet maximal 8,76 Stunden Ausfall pro Jahr. Bei 99,99 Prozent sind es nur 52 Minuten. Für geschäftskritische Anwendungen macht dieser Unterschied viel aus.

Prüfe auch, welche Kompensation bei SLA-Verletzungen vorgesehen ist. Manche Anbieter erstatten anteilig die Gebühren, andere bieten Gutschriften. Reaktionszeiten im Support sind ebenfalls Teil des SLA: Wie schnell reagiert der Support bei kritischen Problemen?

Moderne SaaS-Anwendungen bieten API-Schnittstellen, über die du sie mit anderen Tools verbinden kannst. Prüfe vor der Auswahl, ob die APIs deinen Anforderungen entsprechen. Kann die SaaS-Lösung Daten mit deinem CRM austauschen? Lässt sie sich in dein Buchhaltungssystem integrieren?

Automatisierungsplattformen wie Zapier oder Make ermöglichen es, verschiedene SaaS-Tools ohne Programmierung zu verbinden. Ein Beispiel: Neue Kontakte aus deinem Website-Formular werden automatisch in dein CRM übertragen und erhalten eine Willkommens-E-Mail über dein Marketing-Tool. Hosting-Anbieter wie IONOS, Hetzner und ALL-INKL bieten oft fertige Integrationen mit gängigen SaaS-Tools an.

SaaS bietet Website-Betreibern erhebliche Vorteile durch geringe Anfangsinvestitionen, automatische Updates und flexible Skalierung. Du benötigst keine eigene Server-Infrastruktur und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren. Die Plattformunabhängigkeit ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und vereinfacht die Zusammenarbeit in verteilten Teams.

Prüfe vor der Auswahl DSGVO-Konformität, SLAs und Integrationsmöglichkeiten gründlich. Die Kombination aus solidem Webhosting und passenden SaaS-Lösungen bildet die ideale Grundlage für erfolgreiche Online-Projekte. Wähle Anbieter mit Rechenzentren in der EU und achte auf transparente Vertragsbedingungen, um langfristig flexibel zu bleiben.